7 правил работы в гугл диске и гугл таблицах для организации документооборота.
Выстраивать работу в Google Drive это как собирать конструктор: с одной стороны множество вариантов и возможностей, с другой — за возможные ошибки тоже отвечать вам. Делюсь удачными приемами, чтобы вам меньше наступать на грабли.
*https://www.youtube.com/watch?v=KelkbHlOv-s
**https://300.ya.ru/v_TSqtGOvq
таймкоды
00:00:00 Введение в системы документооборота
- Система документооборота должна позволять запускать документы по цепочке, согласовывать их с сотрудниками, хранить в определённом порядке и добавлять дополнительные поля.
- Важны доступ с любого устройства, понятный интерфейс и уведомления в почту.
00:00:26 Google Диск и Google Таблицы
- Google Диск позволяет раскладывать документы по папкам и устанавливать регламент работы.
- Google Таблицы предлагают преимущества совместной работы, в отличие от Excel.
00:01:20 Пример системы согласования заявок на оплату
- Инициаторы заводят счета, руководитель проекта, финансист и директор согласовывают, бухгалтер оплачивает.
- Приём 1: Раздавайте права на редактирование разных диапазонов.
00:01:49 Использование ссылок на диск
- Создание общей папки со счетами и вставка ссылки на диск.
- Обязательное прикрепление ссылки на счёт к каждой заявке.
- Использование скриптов для автоматизации загрузки файлов.
00:02:30 Уведомления и архитектура
- Включение уведомлений о изменениях в таблице.
- Продумывание архитектуры таблицы для отражения иерархии проектов, договоров и актов выполнения работ.
00:03:08 Увязка процессов
- Использование одинаковых названий для увязки процессов.
- Автоматическое подтягивание данных об оплатах в таблицу с договорами.
00:03:46 Революционная база данных
- Каждая запись заносится в отдельную строку, каждый столбец имеет один и тот же тип данных.
- Инструменты для работы с данными: статистические формулы, SQL-запросы, сводные таблицы.
00:04:40 Анализ данных с помощью сводных таблиц
- Вставка сводной таблицы для анализа расходов по месяцам и договорам.
- Разбивка данных по инициаторам и договорам.
00:05:47 Важность людей
- Внедрение системы электронного документооборота на 90% зависит от регламента работы, а не от технологий.
- Система мотивации, вовлечение в процесс разработки, обратная связь и упрощение системы важны для успеха.
00:06:34 Заключение
- Продукты Google — универсальный конструктор для бизнеса.
- Успех зависит от фантазии и способности понять, чего вы хотите.